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Normas Generales de Contabilidad del SP

DESPACHO DEL CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA.-  CARACAS,   28   DE   NOVIEMBRE   DE   1996.  RESOLUCION N°  01-00-00-032

 

186°  y   137°

 

 

El Contralor General de la República de conformidad con lo dispuesto en el artículo 77, numeral 1 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y en ejercicio de la atribución que le confiere el numeral 4 del artículo 16 del Reglamento Interno de este Organismo Contralor.

 

 

Considerando:

 

 

 

1.   Que la Contraloría General de la República es el órgano rector de los sistemas de control externo e interno de la Administración Pública Nacional, Centralizada y Descentralizada, y en tal carácter, debe dictar las normas e instrucciones y formular las recomendaciones necesarias para el funcionamiento coordinado de dichos sistemas, siendo la información suministrada por la contabilidad parte importante para el ejercicio de dichos controles;

 

 

2.   Que el ejercicio de las competencias reconocidas por los artículos 73 al 76 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República al Ejecutivo Nacional, a los institutos autónomos, a las universidades nacionales, a los establecimientos públicos, al Banco Central de Venezuela, a las personas jurídicas de derecho público y a esta Contraloría, debe ajustarse a las normas generales a las que se refiere el numeral 1 del artículo 77 de la misma Ley;


 

3.   Que es necesario dotar al sector público de un marco normativo que regule su contabilidad, constituido por reglas, preceptos, pautas, disposiciones y criterios básicos que sustente el diseño, prescripción y establecimiento de los sistemas y procedimientos de contabilidad, dentro de un proceso de reforma y modernización que conlleve a unificarlos, con fundamento en los pronunciamientos técnicos en materia de contabilidad, adaptados a las peculiaridades de los entes públicos.

 

Resuelve dictar las siguientes:

 

NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PUBLICO

 

CAPITULO  I

Disposiciones Generales

 

Artículo 1°.-  Se definen como normas generales de contabilidad del sector público los supuestos fundamentales, conceptos básicos o postulados que tienen por propósito que la contabilidad de los organismos y entidades a que se refieren los numerales 1 al 6 del artículo 5° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, logre el objetivo de producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, veráz, útil y oportuna sobre las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, todo ello con el objeto de facilitar el proceso de toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.

 

Artículo 2°.-  Los sistemas de contabilidad que establezca el Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Hacienda, los establecidos por los institutos autónomos y los correspondientes a los Estados, Municipios, Territorios Federales y Distrito Federal, de conformidad con lo previsto en los artículos 73, 74 y 76 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, respectivamente, deberán sujetarse a las presentes normas generales, las cuales constituyen el marco básico de referencia en el proceso de planificación, desarrollo, implantación y mantenimiento de la contabilidad del sector público.

 

 

Artículo 3°.-  La contabilidad del sector público se llevará conforme a las disposiciones legales  y reglamentarias, y a los Principios de Contabilidad del Sector Público descritos en el Capítulo II de las presentes normas, los cuales se fundamentan en las normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, adaptados a la naturaleza de las actividades financieras y económicas que realizan los organismos y entidades sujetos al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República.

 

 

CAPITULO  II

Principios de Contabilidad del Sector Público

 

 

Artículo 4°.-  Los sistemas de contabilidad del sector público deberán sujetarse a los siguientes principios:

 

1.   ENTIDAD:  Debe definirse claramente la entidad contable, la cual está constituida por la unidad económica identificable, con o sin personalidad jurídica y con presupuesto propio, creada para cumplir determinadas metas y objetivos, conforme al ordenamiento jurídico que la origina.

 

2.   CONTINUIDAD:  Se presume que toda entidad contable realiza una actividad continua con proyección de futuro, excepto que su instrumento jurídico de creación limite su existencia a un plazo determinado o la extienda solamente, por el tiempo que requiera, al cumplimiento de un objetivo específico.

 

3.   REGISTRO:  Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una sóla vez, en orden cronológico,  consecutivo,  sin que existan vacíos u omisiones en  la  información  y  en  moneda de curso legal, conforme a los

 

sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información.

 

 

4.   PERIODO CONTABLE:  La situación financiera y los resultados de las operaciones de los entes deben presentarse en forma periódica y por lapsos iguales a un año coincidente con el ejercicio fiscal, salvo el primer período que pudiera tener una duración menor, a los efectos de hacer posible la comparación de los datos de un ejercicio con otro.  La información contable deberá indicar claramente el período a que se refiere.

 

5.   REVELACION SUFICIENTE:  Los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible toda la información necesaria que exprese los resultados y la situación económica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la toma de decisiones pertinentes, igualmente, deben revelarse las políticas contables más importantes seguidas por el ente.

 

6.   IMPORTANCIA RELATIVA:  La información procesada y presentada por la contabilidad incluirá aquellos aspectos cuya revelación sea importante.  Una partida contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su presentación, evaluación, descripción o en cualquiera de sus elementos pudiera modificar el análisis o la toma de decisiones basadas en los estados financieros.  La aplicación de este principio no podrá implicar en ningún caso la transgresión de normas legales.

 

7.   PRUDENCIA:  Al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o conservadores.  Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente realizados, así como también los gastos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales.

 

8.   UNIFORMIDAD:  El registro contable y los estados financieros deben elaborarse mediante la aplicación en el tiempo de los mismos principios, políticas, normas y procedimientos de contabilidad, a los fines de que la información sea comparable.  Todo cambio de importancia será revelado mediante notas a los estados financieros que expongan la naturaleza y razones del mismo y cuantifiquen sus efectos.

 

9.   PRECIO DE ADQUISICION:  Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio, representado por la suma de efectivo pactada o su equivalente, como si se hubiesen adquirido de contado y pagado en efectivo, salvo cuando se autoricen, por los organismos competentes o por disposición legal, otros métodos de valuación alternativos, en cuyo caso deberá revelarse el método de valuación adoptado.  Las cifras de los estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ellos sistemáticamente obtenidos.

 

10.CAUSADO Y DEVENGADO:   Los gastos e ingresos serán reconocidos para su registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente, haya o no movimiento de efectivo.  Un gasto se considera causado al hacerse exigible el pago de la obligación correspondiente y un ingreso se considera devengado cuando se adquiere el derecho a percibir una determinada cantidad de recursos.

 

11.UNIDAD Y UNIVERSALIDAD:  La contabilidad fiscal o pública constituirá un sistema único e integral que cubra todas las operaciones financieras de los entes públicos.  Se podrán constituir subsistemas de contabilidad para algunas actividades o proyectos, siempre y cuando estén debidamente integrados con el sistema principal.

 

12.DUALIDAD ECONOMICA:  Constituirá la representación contable de los recursos de los que dispone el ente público para la realización de sus fines y de las fuentes que originaron dichos recursos.

 

 

13.REGISTRO E IMPUTACION PRESUPUESTARIA:  La contabilidad registrará, de acuerdo con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos autorizados en el presupuesto  del  ente  público,  los  cuales deberán imputarse a

las correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE).  Las transacciones presupuestarias de gastos deberán registrarse en la contabilidad por el sistema de partida doble en todas sus etapas, es decir, autorización del gasto, establecimiento del compromiso, reconocimiento de la obligación o gasto causado, ordenación o solicitud de pago y extinción de la obligación.  Asimismo, las transacciones relativas a los ingresos deberán registrarse en sus etapas, devengado y recaudado.  La contabilidad controlará e informará permanentemente sobre los resultados de la ejecución, comparativamente con las asignaciones presupuestarias.

 

 

14.CORRELACION DE INGRESOS Y GASTOS:  El sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la relación entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su financiamiento dentro de un ejercicio.  El resultado económico patrimonial del ejercicio estará constituido por la diferencia entre los ingresos y los gastos realizados.

 

 

15.PRINCIPIOS CONTABLES SUPLETORIOS:  En caso de situaciones no previstas en los anteriores principios, se tomará como marco de referencia los Principios de Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.

 

 

Artículo 5°.-   Cada ente público aplicará con imparcialidad los principios de contabilidad previstos en éstas normas, de modo que la información de los hechos económicos sea equitativa, indistintamente de su destinatario.

 

 

 

 

CAPITULO  III

De los Requisitos de la Información Contable

 

 

 

Artículo 6°.-  La información contenida en los estados financieros periódicos que se elaboren deberá cumplir los requisitos que se indican a continuación:

 

 

1.   IDENTIFICACION

La información contable se refiere a entes públicos perfectamente definidos en cuanto a su actividad económica, a momentos o lapsos temporales identificados y a transacciones específicas de carácter ecónomico y financiero.

 

2.   OPORTUNIDAD

La información contable debe ser del conocimiento de los usuarios oportunamente y en las circunstancias que determine la normativa legal y reglamentaria, a los fines de adoptar las decisiones que se estimen convenientes.

 

3.   CLARIDAD

La información contable debe ser presentada en forma clara y sencilla a los fines de facilitar su utilización por parte de los diferentes destinatarios.

 

4.   RELEVANCIA O PERTINENCIA

La información contable debe ser completa por lo que es necesario incluir todos los datos pertinentes e informaciones adicionales que puedan incidir en la toma de decisiones del ente público.

 

5.   ECONOMICIDAD

La información contable que se proporcione a los destinatarios debe ser procesada bajo el criterio de costo-beneficio en cuanto al mayor o menor nivel de detalle.

 

 

6.   OBJETIVIDAD

La información contable debe procesarse utilizando métodos y procedimientos que impidan al máximo el uso de criterios subjetivos

 

7.   VERIFICABILIDAD

El sistema de contabilidad debe generar información susceptible de control y revisión a nivel interno o externo.

 

8.   IMPARCIALIDAD

La información contenida en los estados financieros debe registrarse con criterio neutral e imparcial a fin de no distorsionar o tergiversar los datos, indistintamente de su destinatario.

 

9.   UTILIDAD

La información producida por la contabilidad debe ser eficaz y eficiente, su contenido debe ser significativo, relevante, veraz y comparable, de modo tal que sirva para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios.

 

10.CONFIABILIDAD

La información contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le otorgue, frente a los usuarios, el carácter de creíble y válida para adoptar decisiones pertinentes.

 

CAPITULO  IV

De los Sistemas de Contabilidad Fiscal

 

Artículo 7°.-  El Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Hacienda, elaborará los sistemas de contabilidad para todos los ramos y organismos a que se refiere el numeral 1 del artículo 5° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 73 de dicha Ley y en estas Normas, y los someterá a la aprobación de esta Contraloría antes de su implantación, salvo lo previsto en el artículo 74 de la misma Ley.

 

Las instrucciones y modelos mediante los cuales el Ministerio de Hacienda prescriba los libros, registros y formularios de contabilidad que deben ser utilizados, se publicarán en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.

 

Artículo 8°.- Todas las operaciones que afecten la Hacienda Pública deben ser objeto de registro contable.

 

Los registros que se prescriban puedan ser llevados mediante sistemas de procesamiento electrónico de datos siempre que incluyan efectivos controles internos contables, adecuadas pistas o rastros de auditoría, control lógico de archivos y programas mediante el uso de claves de acceso, suficiente respaldo de los archivos de las transacciones, así como normas y procedimientos formales de desarrollo y mantenimiento de los sistemas de procesamiento de datos.  Los libros podrán conformarse con salidas de sistemas de procesamiento electrónico de datos, siempre que tengan carácter oficial y hayan sido autorizados por el órgano competente.  Los organismos y entidades de la Administración Central, podrán establecer adicionalmente los sistemas de información y los registros estadísticos que se consideren necesarios.

 

Artículo 9°.-  Toda transacción financiera dará lugar a un registro simultáneo, por partida doble, en el debe y en el haber, por valores iguales, afectando las cuentas que correspondan según la naturaleza de la operación.  Por tanto, la contabilidad mantendrá la igualdad básica:  Activo igual a Pasivo más Patrimonio.

 

 

Artículo 10.-  Los registros en la contabilidad fiscal deben estar respaldados por los documentos de soporte que determine la normativa legal y reglamentaria, así como por las instrucciones dictadas por los órganos competentes, como consecuencia de los sistemas de contabilidad que se prescriban.

 

 

Artículo 11.-  La labor de implantación de los sistemas de contabilidad prescritos por el Ministerio de Hacienda corresponde a las dependencias del Ejecutivo y la misma deberá efectuarse dentro del lapso que a tales efectos fije el Ministerio de Hacienda al prescribirlos.

 

El Ministerio de Hacienda atenderá las consultas que en cada caso le sean efectuadas por las dependencias que en cada Ministerio sean responsables de la implantación.

 

Artículo 12.-  El Ministerio de Hacienda al momento de prescribir los Sistemas de Contabilidad Fiscal deberá establecer los lapsos dentro de los cuales las dependencias del Ejecutivo podrán exponer sus razonamientos sobre los aspectos que estimen inconvenientes en su aplicación y las recomendaciones pertinentes. El Ministerio de Hacienda evaluará y decidirá al respecto comunicando a la dependencia las instrucciones del caso.

 

Artículo 13.-  Sin perjuicio de la competencia de la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda velará por el cumplimiento de las disposiciones que haya prescrito en materia de contabilidad fiscal y realizará evaluaciones periódicas de los sistemas implantados a los efectos de su actualización.

 

Artículo 14.-  El Ministerio de Hacienda al momento de prescribir los sistemas de contabilidad establecerá las responsabilidades y delegaciones en materia de habilitación y legalización de los libros, registros y formularios.

 

Artículo 15.-  A los fines de la centralización  de la contabilidad de todas las dependencias que administren, custodien o manejen fondos o bienes nacionales, prevista en el artículo 75 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, los estados financieros deberán presentar los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes públicos, y a los efectos de la presentación de los estados financieros consolidados, el Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de Hacienda, efectuará las eliminaciones de las transacciones recíprocas entre ellos.

 

Artículo 16.-  El Ministerio de Hacienda deberá prever en los sistemas de contabilidad que prescriba, todos los aspectos normativos y procedimentales necesarios a los efectos de la formación y rendición de cuentas por parte de los ministerios y demás organismos ejecutores del Presupuesto Nacional, en la forma y oportunidad que determine la Contraloría General de la República.

 

 

CAPITULO  V

Disposiciones Transitorias

 

 

Artículo 17.-  Mientras se establecen los sistemas de contabilidad fiscal, de conformidad con lo previsto en el artículo 138 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, permanecerán vigentes las Instrucciones y Modelos sobre Contabilidad, prescritos por el Organismo Contralor.

 

Artículo 18.-  La centralización de las cuentas de todas las dependencias que administren, custodien o manejen fondos o bienes nacionales seguirá a cargo de la Contraloría General de la República hasta el término del ejercicio fiscal correspondiente a la entrada en vigencia de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

 

CAPITULO  VI

Disposiciones Finales

 

Artículo 19.-  La Contraloría resolverá las consultas que le sean formuladas en materia de su competencia, referidas a la contabilidad fiscal y velará por el cumplimiento de las presentes disposiciones.  Asimismo, recomendará las modificaciones y ordenará los ajustes que fueren necesarios en los sistemas y registros de contabilidad fiscal, en los entes públicos sujetos a su control, los cuales estarán obligados a incorporarlos en los lapsos que se le fijen.

 

Artículo 20.-  La Contraloría vigilará el proceso de centralización de cuentas y emitirá su pronunciamiento acerca de los estados financieros que elabore el Ejecutivo Nacional.  Asimismo, orientará la formación y vigilará la actualización de los inventarios de bienes de la Administración Pública.

 

Artículo 21.-  Se derogan las Normas Generales sobre Contabilidad Fiscal dictadas por el Contralor General de la República mediante Resolución N° 399 de fecha 2 de diciembre de 1975, publicadas en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela N° 30.861 de esa misma fecha.

 

Artículo 22.-  Las presentes Normas Generales comenzarán a regir a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.

 

Comuníquese y publíquese,

 

 

 

 

EDUARDO ROCHE LANDER

Contralor General de la República

 

 

 


Autor: Ofelia Ramírez

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