Instituto de Auditores Forenses Web
Una perspectiva de investigación
Noticias Sector Público
Casos de Investigación
Leer
Auditoría de Estado
Investigación de fraudes
Legitimación de capitales
Más
Unete a Nuestra Organización Gratis
Aquí

La Calidad del Informe de Auditoria en el Sector Público

 

 

LA CALIDAD DEL INFORME DE AUDITORIA EN EL SECTOR PUBLICO 

 

Lic. Casto S. Cartaya I.

 

 Como preámbulo al desarrollo del presente trabajo, cabe destacar que en fecha 19 de mayo de 2001, el Directorio Nacional Ampliado de la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, aprobó para su publicación y divulgación la Declaración sobre Normas y Procedimientosde Auditoría N" 12, (DNA:12), referida al "Control de Calidad en el Ejercicio Profesional", en la cual se establece entre otras políticas y procedimientos, que el trabajo de auditoría en particular, deberá implementar aquellos procedimientos de control de calidad que apliquen, en el contextode las políticas y procedimientos de la firma, en las circunstancias que correspondan a esa auditoría en particular. Asimismo, cabe destacar lo señalado en el párrafo 4 de la DNA-12: "La Federación Internacional de Contadores (XFAC), ha emitido Normas Internacionales de Auditoría relacionadas con el control de calidad que conllevan a que su adopci6n, de acuerdo con el orden de prelación sean aplicables en nuestro país. Estas normativas obligan a que sean tomadas en cuenta por las organizaciones profesionales o firmas de profesionales con la responsabilidad profesional para aquellas organizaciones o firmas de profesionales que la contravengan, obligando a las firmas o auditores independientes a tener presente mecanismos de control de calidad para el cumplimiento de tales requerimientos". 

Todo lo expuesto anteriormente, ha sido con la finalidad de mostrar la importancia de efectuar los trabajos o asignaciones de auditoría, revestidos de la mayor calidad y pulcritud en su logro, así como la preocupación de la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, de estar actualizada e informada de todo lo relacionado con la profesión de Contaduría Pública. Adicionalmente, considero que también el trabajo de auditoría interna en el Sector Público debe tener implícito ese control de calidad, tan necesario en cualquier actuación que se lleve a cabo. Dentro de este orden de ideas, podemos mencionar que el control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados, para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con las Normas Generales de Auditoría de Estado. Un apropiado sistema interno de control de calidad debe permitir obtener una razonable seguridad de que:  

  • Se cumplen las Normas Generales de Auditoría de Estado.
  • Se han establecido políticas y procedimientos de auditoría adecuados.
  • Se cumplen con requisitos de calidad profesional.
  • Se lleva a cabo una capacitación y supervisión documentada.

 Un sistema interno de control de calidad comprende el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a: 

  • Controles Generales de Calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos normativos básicos para la ejecución de la auditoría gubernamental; selección, capacitación y entrenamiento de los auditores y cualidades personales.

 

  • Controles durante el desarrollo de la auditoría, relativos a la supervisión sobre el trabajo delegado en personal idóneo;. dirección sobre el equipo de trabajo, con instrucciones adecuadas e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los trabajos de auditoría.

 

  • Controles después de culminada la auditoría, concernientes al establecimiento de políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informe

 CALIDAD DEL INFORME DE AUDITORIA INTERNA EN EL SECTOR PÚBLICO 

 Una adecuada calidad de este informe exige las siguientes consideraciones: 

  • Que sea completo.
  • Presentar hechos reales de forma exacta, objetiva y ponderada.
  •  Presentar los hechos comprobados y las conclusiones de forma convincente.
  • Incluir únicamente información sobre hechos comprobados y conclusiones que están firmemente fundamentadas por evidencias suficientes, convincentes y pertinentes, contenidas en los papeles de trabajo.
  • Estar escrito en un lenguaje tan claro y sencillo como sea posible.
  •  Ser conciso, de manera que destaque la información relevante que no deba quedar subsurnida entre comentarios, datos y cifras .
  • Poner énfasis en las mejoras a ser introducidas y no insistir en la crítica del pasado.
  • Reconocer las dificultades o circunstancias adversas en las que se desenvolvían los responsables de la gestión de la entidad auditada, en los supuestos en que esto suceda.

 Ampliemos cada una de las consideraciones:  

QUE SEA COMPLETO 

El informe deberá contener toda la información pertinente y necesaria para alcanzar los objetivos de la auditoría, establecidos en la planificación de la misma y lograr que todos los puntos tratados sean objeto de una comprensión clara y correcta. Asimismo, deberá incluirse toda aquella información de carácter general que se juzgue precisa. Facilitar una correcta comprensión significa situar a los lectores en una perspectiva adecuada sobre el significado y alcance de los resultados de la auditoría, verbigracia, establecer la frecuencia con la que ocurre un hecho, en relación con el número de casos o transacciones examinados o la importancia de las conclusiones en relación con las operaciones de la entidad. En la mayoría de los casos, la simple existencia de un hecho deficiente no justifica una conclusión más amplia o una recomendación general.  Lo único que expresa es la existencia de una desviación, un error o una debilidad. 

PRESENTAR HECHOS REALES DE FORMA EXACTA, OBJETIVA Y PONDERADA 

La exactitud de los hechos viene exigida por el requisito de imparcialidad que en todo momento debe distinguir al auditor en la presentación de los informes, de tal suerte que garantice al usuario que la información presentada es digna de confianza. La objetividad requiere que el informe se presente en su conjunto de manera equilibrada, tanto en el contenido como en el tono. La verosimilitud de un informe aumenta en la medida en que se presenta la evidencia sin sesgo alguno, de manera que sean los hechos los que persuadan a los lectores o usuarios. El informe de auditoría debe ser equilibrado, sin inducir a errores, situando los resultados de la investigación en la perspectiva adecuada. Los resultados deberán presentarse de manera imparcial, evitando la tendencia a la exageración o enfatizando excesivamente las debilidades o deficiencias evidenciadas. Se deberá insistir en los asuntos que requieren mayor atención, evitando como dije anteriormente las exageraciones.

 Cabe considerar, por otra parte, la conveniencia de indicar la magnitud de las muestras seleccionadas para cada prueba, especificando obviamente cuanto es el universo y cuanto representa la muestra de ese universo, así como los métodos de selección aplicados, con el objeto de evitar malas interpretaciones. Finalmente, el tono en que sean redactados los informes debe favorecer una reacción positiva ante los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. Los auditores deben tener en cuenta que su objetivo es persuadir y que ello se logra mejor evitando un lenguaje que origine oposición o actitudes defensivas de forma innecesaria. Aunque muchas veces irremediablemente, sea preciso criticar el funcionamiento de la entidad en el pasado, el informe enfatizará las mejoras necesarias a ser introducidas O a ponerse en práctica en el futuro. 

PRESENTAR LOS HECHOS COMPROBADOS Y LAS CONCLUSIONES DE FORMA CONVINCENTE

 Los resultados deberán estar en sintonía con los objetivos generales y específicos establecidos en la auditoría y las conclusiones y recomendaciones deberán guardar una estrecha relación lógica con los hechos presentados en el informe, de manera que permitan al usuario el convencimiento de su importancia, racionalidad y conveniencia. Dentro de este marco, debe señalarse además, que la adecuada presentación de las conclusiones y recomendaciones deberá servir de estimulo para la adopción de lasmedidas propuestas. Por último, es conveniente acotar que en la práctica se observan muchos informes, en los cuales no existe correspondencia entre objetivos, conclusiones y recomendaciones, lo cual demuestra la desarticulación en su conjunto y la poca revisión por no decir ninguna, de los responsablesde la supervisión. 

INCLUIR ÚNICAMENTE INFORMACIÓN SOBRE HECHOS COMPROBADOS Y CONCLUSIONES QUE ESTÉN FIRMEMENTE FUNDAMENTADAS POR EVIDENCIA SUFICIENTE, CONVINCENTE Y PERTINENTE, CONTENIDA EN LOS PAPELES DE TRABAJO 

Las conclusiones deberán estar claramente identificadas en el informe y soportadas en los papeles de trabajo del auditor actuante por una evidencia suficiente, convincente y pertinente, de tal manera que permita a otro auditor experto, llegar a las mismas conclusiones que el encargado del trabajo. Si ciertos datos son relevantes para los resultados de la investigación o actuación fiscal llevada a cabo por el auditor, pero no han sido auditados, esta limitación deberá indicarse claramente en el informe y el equipo auditor se abstendrá de sacar conclusiones o formular recomendaciones mientras no existan garantías sobre la certeza de estos datos. 

ESTAR ESCRITO EN UN LENGUAJE TAN CLARO Y SENCILLO COMO SEA POSIBLE

 La claridad requiere que el informe sea fácil de leer y comprender. El informe será redactado en un lenguaje tan claro y sencillo como permita la materia auditada. El auditor no debe presuponer que el usuario del informe posee un detallado conocimiento acerca de los temas en él incluidos. Se deberá utilizar un lenguaje directo y evitar en lo posible los términos técnicos. Si se emplean estos términos, se deberán definir claramente. La organización lógica del material y la precisión de los hechos y conclusiones resultan fundamentales para la claridad y la legibilidad. El empleo de subtítulos, notas marginales y similares, consiguen que el informe sea más fácil de leer y comprender. No obstante lo anterior, para contribuir con la claridad del informe, puede acudirse también, cuando ello sea factible, a los gráficos, dibujos, diagramas, fotografías, mapas, cuadros, etc. 

SER CONCISO, DE MANERA QUE DESTAQUE LA INFORMACION RELEVANTE QUE NO DEBA QUEDAR SUBSUMIDA ENTRE COMENTARIOS, DATOS Y CIFRAS

 Para que el informe sea conciso se requiere que no sea más largo de lo necesario. El excesivo detalle minora el valor del informe, e incluso puede ocultar lo esencial de su contenido, confundiendo y desanimando al lector. Se debe evitar las repeticiones innecesarias; en todo caso, la extensión y detalle del informe dependerá del juicio del auditor, pero teniendo en cuenta que aquellos que sean completos y concisos lograrán seguramente mejores resultados. 

PONER ÉNFASIS EN LAS MEJORAS A SER INTRODUCIDAS Y NO INSISTIR EN LAS CRÍTICAS DEL PASADO 

 El lenguaje en que se encuentran redactados los informes, debe producir una reacción favorable en el usuario sobre los hechos identificados y las correspondientes recomendaciones, evitando un estilo que determine una actitud defensiva o contraria. Aunque a veces sea inevitable hacer críticas sobre el pasado, el informe deberá dar mayor énfasis a las mejoras a ser introducidas en el futuro. 

 RECONOCER LAS DIFICULTADES O CIRCUNSTANCIAS ADVERSAS EN LAS QUE SE DESENVOLVÍAN LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA,EN LOS SUPUESTOS EN QUE ESTO SUCEDA 

Las observaciones, críticas y recomendaciones deberán presentarse de forma equilibrada, de manera que tengan en cuenta las posibles dificultades o circunstancias adversas de los responsables de la gestión de la entidad auditada, todo ello sin perjuicio de la observancia de los requisitos de objetividad o imparcialidad, que deben guiar al auditor en la elaboración de su informe. Cabe considerar, por otra parte que en fecha 17 de junio de 1997, en Gaceta Oficial No 36.229, La Contraloría General de la República publicó las Normas Generales de Auditoría de Estado, en el entendido que la Auditoría de Estado es el medio más adecuado para verificar que la gestión pública se realice con apego a las disposiciones legales aplicables y dentro de los principios de economía, eficiencia y eficacia. De esta manera, la Auditoría de Estado exige a quienes se les encomienda su ejecución, particulares virtudes éticas, como fórmula para conocer con objetividad el desenvolvimiento y resultados de la gestión pública, considerando que la responsabilidad que incumbe al Auditor de Estado requiere de la existencia de un cuerpo normativo coherente que guíe su desempeño y facilite el mejoramiento técnico de su labor. En tal sentido es conveniente destacar algunos artículos de las referidas normas, los cuales considero son importante, para el tema que estamos tratando: 

Artículo 20.- "El auditor deberá obtener las evidencias suficientes, convincentes y pertinentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados; que las evidencias son válidas y confiables; y que existe relación entre éstas y los hechos que se pretenden demostrar; todo ello con el fin de fundamentar razonablemente los juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que formule".

Artículo 22.- 'antes de la presentación f o m l de los resultados de la auditoría, las observaciones derivadas del análisis efectuado se deberán someter a discusión y consideración de los responsables de las áreas involucradas, con la finalidad de asegurarse de la solidez de las evidencias, la validez de las conclusiones, la pertinencia de las recomendaciones y la objetividad e imparcialidad del ulteriorinforme de auditoría".

Artículo 26.- "El informe deberá ser redactado de manera objetiva, persuasiva y constructiva y en forma clara, precisa y concreta; así mismo, deberán insertarse los detalles necesarios, que contribuyan a evitar equívocos y ambigüedades". En resumidas cuentas, considero que los profesionales a quienes se nos encomienda la interesante tarea de llevar a cabo una auditoría, debemos ser personas de mente abierta, con amplitud de criterio y con el espíritu de superación constante en las actividades que realizamos, es la única forma de desempeñar de una manera óptima nuestro trabajo y cada vez agregarle mayor valor. 

LIC. CASTO S. CARTAYA castosan@hispavisra.com

 


Autor: Casto Cartaya

Visto: 8053

twitter